1. Quién es responsable de tus datos

Qynvo es una plataforma que las agencias de viajes y operadores turísticos utilizan para gestionar sus viajes y comunicarse con sus viajeros bajo su propia marca. Por eso, en la app intervienen dos responsables, según el tipo de dato:

• Tu agencia de viajes es responsable de los datos de tu viaje y de tu relación con ella (apartado 2). Qynvo los trata por cuenta de la agencia, como encargado del tratamiento.
• R&S Tech Solutions, S.L. («Qynvo») es responsable de tu cuenta de usuario y de algunos tratamientos propios de la app (apartado 3).

2. Los datos de tu viaje: responsabilidad de tu agencia

Cuando una agencia te invita a la app o dejas tus datos a una agencia a través de un formulario, código QR o enlace de Qynvo, esa agencia decide para qué y cómo se usan los datos de tu viaje: itinerario, documentos, ubicación durante el viaje, datos de salud que facilites, chat, pagos, solicitudes de presupuesto y valoraciones.

Puedes ver el nombre y los datos de contacto de tu agencia en la app, en Perfil → Privacidad. Para ejercer tus derechos sobre estos datos, dirígete a tu agencia; si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud sin demora.

Qynvo trata estos datos solo siguiendo las instrucciones de la agencia, en virtud de un contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD), y no los usa para fines propios.

3. Datos que trata Qynvo como responsable

Qynvo no vende tus datos ni los usa para publicidad de terceros, y no realiza seguimiento entre apps o sitios web de otras empresas.

4. Qué datos trata la app

Según las funciones que use tu agencia y los permisos que concedas, la app puede tratar:

• Identificación y contacto: nombre, email, teléfono, fecha de nacimiento, foto.
• Documentos de viaje: pasaporte o documento de identidad, bonos, billetes, seguros y otros documentos que compartáis tú o tu agencia.
• Ubicación: ubicación precisa del dispositivo durante el viaje, solo si das permiso (apartado 5).
• Salud: alergias, dietas y notas médicas de emergencia, solo si las facilitas (apartado 6).
• Comunicaciones: mensajes y archivos del chat con tu agencia, guías y compañeros de viaje, y conversaciones con el asistente de IA.
• Viaje y preferencias: itinerario, reservas, solicitudes de presupuesto, valoraciones y preferencias de viaje.
• Pagos: cuando la agencia active los pagos en la app, los datos de la tarjeta los trata directamente Stripe; Qynvo y tu agencia no ven el número completo.
• Datos técnicos: dispositivo, sistema operativo, IP, registros de uso y errores.

5. Ubicación

La app solo accede a tu ubicación si lo autorizas en el móvil. Se usa para que tu agencia y tus guías puedan atenderte y localizarte durante el viaje (por ejemplo, en puntos de encuentro o en una emergencia), y solo mientras el viaje está en curso. Si lo activas, también puede funcionar en segundo plano (con la app cerrada).

Puedes retirar el permiso en cualquier momento desde los ajustes del móvil. Los menores tienen reglas específicas (apartado 7).

6. Datos de salud y documentos de identidad

Las alergias, dietas y notas médicas son datos especialmente protegidos. Solo se tratan si los facilitas y das tu consentimiento explícito a tu agencia, para adaptar los servicios del viaje y atenderte en caso de emergencia. Pueden comunicarse a los proveedores del viaje que lo necesiten (por ejemplo, restaurantes u hoteles).

Los documentos de identidad y los datos de salud se guardan cifrados y con acceso restringido y registrado. Si subes documentos de otras personas de tu grupo, debes contar con su permiso.

7. Menores de edad

• Al registrarte, la app verifica tu edad.
• Menores de 14 años: las funciones basadas en el consentimiento quedan bloqueadas hasta que conste la autorización de sus padres o tutores. La ubicación solo se activa con esa autorización y el menor no puede desactivarla por sí mismo.
• De 14 a 17 años: pueden desactivar la ubicación por sí mismos; en ese caso se avisa automáticamente a sus padres o tutores.
• El asistente de IA no está disponible para menores de 16 años.
• «Find your trip pal», cuando esté disponible, será solo para mayores de 18 años.

8. Asistente de inteligencia artificial

Algunas agencias ofrecen un asistente de IA dentro de la app. Cuando lo uses, sabrás que estás hablando con una inteligencia artificial y no con una persona. El asistente solo consulta la información de tu propio viaje (itinerario, detalles, documentos) y las preguntas frecuentes de tu agencia.

Las conversaciones se procesan a través de proveedores de IA (ver apartado 9) que no utilizan tus datos para entrenar sus modelos. Las respuestas pueden contener errores: comprueba con tu agencia la información importante.

9. Proveedores y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, Qynvo utiliza estos proveedores, con contrato y las garantías del RGPD. Algunos pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente en Estados Unidos, al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o de cláusulas contractuales tipo.

Además, tu agencia puede comunicar los datos necesarios a los proveedores de tu viaje (hoteles, transportistas, guías). También se comunicarán a las autoridades cuando lo exija la ley.

10. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Cuenta: mientras esté activa. Si pides eliminarla, la borramos en un plazo máximo de 30 días.
• Datos del viaje: el tiempo que decida tu agencia. Cuando la agencia deja de usar Qynvo, los datos se le devuelven o se eliminan en un plazo máximo de 30 días.
• Registros de seguridad y acceso: hasta 12 meses.
• «Find your trip pal»: hasta que retires tu consentimiento o desactives la función.

Cuando la ley obliga a conservar datos (por ejemplo, para atender reclamaciones o por obligaciones fiscales), se mantienen bloqueados durante el plazo legal y después se eliminan.

11. Tus derechos y cómo eliminar tu cuenta

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento en cualquier momento.

• Sobre tu cuenta y los tratamientos de Qynvo: escribe a privacy@qynvo.co.
• Sobre los datos de tu viaje: dirígete a tu agencia (sus datos aparecen en la app).
• Eliminar tu cuenta: desde la app, en Perfil → Configuración → Eliminar cuenta, o sin la app desde qynvo.co/delete-account.

Si consideras que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid.

12. Seguridad y cambios en esta política

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, registro de accesos a datos sensibles, copias de seguridad y gestión de incidentes.

Si cambiamos esta política de forma relevante, te avisaremos en la app antes de que el cambio se aplique.

Esta política se ofrece en español e inglés; en caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

1. Who is responsible for your data

Qynvo is a platform that travel agencies and tour operators use to run their trips and communicate with their travellers under their own brand. That is why two controllers are involved in the app, depending on the type of data:

• Your travel agency is the controller of your trip data and your relationship with it (section 2). Qynvo processes that data on the agency's behalf, as a processor.
• R&S Tech Solutions, S.L. ("Qynvo") is the controller of your user account and of some of the app's own processing (section 3).

2. Your trip data: your agency's responsibility

When an agency invites you to the app, or you leave your details with an agency through a Qynvo form, QR code or link, that agency decides why and how your trip data is used: itinerary, documents, location during the trip, any health information you provide, chat, payments, quote requests and reviews.

You can see your agency's name and contact details in the app under Profile → Privacy. To exercise your rights over this data, contact your agency; if you write to us, we will pass your request on to them without delay.

Qynvo processes this data only on the agency's instructions, under a data processing agreement (Art. 28 GDPR), and does not use it for its own purposes.

3. Data Qynvo processes as controller

Qynvo does not sell your data or use it for third-party advertising, and does not track you across other companies' apps or websites.

4. What data the app processes

Depending on the features your agency uses and the permissions you grant, the app may process:

• Identity and contact: name, email, phone, date of birth, photo.
• Travel documents: passport or ID, vouchers, tickets, insurance and other documents shared by you or your agency.
• Location: your device's precise location during the trip, only if you allow it (section 5).
• Health: allergies, diets and emergency medical notes, only if you provide them (section 6).
• Communications: chat messages and files with your agency, guides and fellow travellers, and conversations with the AI assistant.
• Trip and preferences: itinerary, bookings, quote requests, reviews and travel preferences.
• Payments: when your agency enables in-app payments, card details are processed directly by Stripe; neither Qynvo nor your agency sees the full card number.
• Technical data: device, operating system, IP, usage logs and crash reports.

5. Location

The app only accesses your location if you allow it on your phone. It is used so your agency and guides can support and find you during the trip (for example at meeting points or in an emergency), and only while the trip is in progress. If you enable it, it can also work in the background (with the app closed).

You can withdraw the permission at any time in your phone's settings. Specific rules apply to minors (section 7).

6. Health data and ID documents

Allergies, diets and medical notes are specially protected data. They are only processed if you provide them and give your explicit consent to your agency, to adapt trip services and help you in an emergency. They may be shared with the trip providers who need them (for example, restaurants or hotels).

ID documents and health data are stored encrypted, with restricted and logged access. If you upload documents belonging to other members of your group, you must have their permission.

7. Minors

• The app checks your age when you register.
• Under 14: consent-based features stay locked until a parent's or guardian's authorisation is recorded. Location is only switched on with that authorisation, and the minor cannot turn it off themselves.
• Aged 14 to 17: they can turn off location themselves; if they do, their parents or guardians are notified automatically.
• The AI assistant is not available to users under 16.
• "Find your trip pal", once available, will be for users aged 18 and over only.

8. AI assistant

Some agencies offer an AI assistant inside the app. When you use it, you will know you are talking to an artificial intelligence, not a person. The assistant only reads your own trip information (itinerary, details, documents) and your agency's FAQs.

Conversations are processed through AI providers (see section 9) that do not use your data to train their models. Answers may contain mistakes, so check important information with your agency.

9. Providers and international transfers

To provide the service, Qynvo uses the following providers, under contract and with GDPR safeguards. Some may process data outside the European Economic Area, mainly in the United States, under the EU-US Data Privacy Framework or standard contractual clauses.

Your agency may also share the necessary data with your trip suppliers (hotels, transport, guides). Data is disclosed to authorities where required by law.

10. How long we keep data

• Account: while it is active. If you ask us to delete it, we do so within 30 days at the latest.
• Trip data: for as long as your agency decides. When an agency stops using Qynvo, the data is returned to it or deleted within 30 days at the latest.
• Security and access logs: up to 12 months.
• "Find your trip pal": until you withdraw consent or turn the feature off.

Where the law requires us to keep data (for example, to handle claims or for tax obligations), it is kept blocked for the legal period and then deleted.

11. Your rights and how to delete your account

You can exercise your rights of access, rectification, erasure, objection, restriction of processing and portability, and withdraw your consent at any time.

• About your account and Qynvo's own processing: write to privacy@qynvo.co.
• About your trip data: contact your agency (its details are shown in the app).
• Delete your account: in the app under Profile → Settings → Delete account, or without the app at qynvo.co/delete-account.

If you think we have not handled your request properly, you can complain to the Spanish Data Protection Agency (www.aepd.es), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, or to the data protection authority in your country.

12. Security and changes to this policy

We apply technical and organisational measures appropriate to the risk: encryption in transit and at rest, role-based access control, logging of access to sensitive data, backups and incident management.

If we change this policy in a meaningful way, we will let you know in the app before the change takes effect.

This policy is available in Spanish and English; in case of discrepancy, the Spanish version prevails.